5 outils de vérification de l'admissibilité à la RS&DE qui ont fait leurs preuves pour aider les entreprises à présenter des demandes plus solides

Vous savez probablement déjà que la validation précoce de votre demande peut vous faire gagner du temps et de l'argent, et vous éviter des déboires lors d'un audit. Le problème, c'est qu'il est plus difficile de relier vos travaux d'ingénierie aux exigences d'admissibilité de la RS&DE lorsque vous vous fiez à des feuilles de calcul ou à des registres narratifs.

Les responsables financiers n'ont donc pas la visibilité nécessaire pour obtenir des résultats prévisibles. Dans le même temps, les responsables de l'ingénierie sont confrontés au fardeau du suivi manuel. C'est pourquoi une vérification rapide de l'éligibilité est généralement la première étape vers des demandes d'indemnisation plus solides et une meilleure planification financière.

Dans cet article, vous comparerez cinq outils conçus à cette fin. Mais tout d'abord, il convient de préciser ce que couvre réellement la RS&DE et de partir de là.

Conseil : pour réduire le risque d'audit et économiser des semaines de travail manuel, commencez par effectuer une vérification rapide avec Chrono Platform.

Qu'est-ce que la RS&DE ?

La RS&DE est le programme canadien de recherche scientifique et de développement expérimental, la plus importante mesure d'incitation à la R&D du pays. Son objectif est d'encourager les entreprises comme la vôtre à mener des activités de recherche systématique, de développement expérimental ou d'innovation appliquée.

Le programme y parvient en réduisant le risque financier lié à ces activités. Vous bénéficiez de crédits d'impôt remboursables ou non remboursables appliqués aux salaires, aux coûts des sous-traitants et à d'autres dépenses éligibles.

Les statistiques annuelles officielles du programme montrent son importance. Au cours de l'exercice 2024-25, l'ARC a traité un total de 22 738 demandes et approuvé 4,5 milliards de dollars de crédits d'impôt à l'investissement. L'ensemble de ces chiffres montre le nombre d'entreprises qui comptent sur cette incitation.

Si vous préférez les images, regardez le clip ci-dessous :

À qui cela s'adresse-t-il ?

Le programme de RS&DE est conçu pour les organisations qui investissent massivement dans l'innovation. Si vous dirigez une startup ou une scale-up dans les domaines du logiciel, de l'IA, du matériel, de la biotechnologie ou de la fabrication, le programme est probablement pertinent pour vous. Il soutient également les PME établies avec des équipes d'ingénieurs qui ont besoin de prouver l'admissibilité des travaux à la RS&DE sans épuiser leurs ressources en paperasserie.

Les avantages sont évidents :

• Accès aux crédits d'impôt remboursables et non remboursables.
• Des remboursements directs qui prolongent votre marge de manœuvre.
• Diminuer les coûts globaux de R&D en compensant les salaires et les frais de sous-traitance.
• Une budgétisation plus prévisible pour les responsables financiers.
• Un cadre de conformité qui réduit les risques d'audit.

Comprendre ce que couvre la RS&DE n'est qu'un point de départ. Ensuite, nous discuterons des critères appliqués par l'ARC pour décider quels projets sont éligibles et pourquoi une approche structurée est importante.

Principaux critères d'éligibilité (test en trois parties de l'ARC)

L'ARC (Agence du revenu du Canada) applique trois critères spécifiques lors de l'examen des demandes. Comprendre ces critères dès le départ vous permet d'éviter les pertes de temps et vous donne confiance dans votre stratégie de dépôt.

1. Incertitude technologique: Le projet doit porter sur un point dont le résultat ne peut être prédit avec les pratiques habituelles.
2. Progrès scientifique ou technologique: Le travail doit aller au-delà des connaissances existantes d'une manière mesurable.
3. Investigation ou expérimentation systématique: Le projet doit suivre des méthodes structurées. Il doit également être étayé par des preuves telles que des notes techniques, l'historique des versions ou des résultats de tests.

Ces critères simples constituent l'épine dorsale de l'éligibilité à la RS&DE de l'ARC. Cependant, la dure réalité est que des idées fausses empêchent généralement les équipes de présenter une demande.

Un mythe répandu veut que seules les "grandes inventions" ou les grandes entreprises soient éligibles. 

Cependant, la vérité est différente. Examinons les statistiques annuelles du programme que nous avons citées plus haut.

Au cours de l'exercice 2024-25, 64 % de toutes les demandes émanaient d'entreprises ayant un chiffre d'affaires inférieur à 4 millions de dollars, tandis que les grandes entreprises n'en déposaient que 3 %. Cela signifie que les jeunes entreprises sont au cœur du programme.

Une autre idée fausse est que le développement de logiciels est rarement admissible. 

Là encore, les chiffres prouvent le contraire. Les projets de logiciels ont représenté 40,8 % de tous les crédits d'impôt à l'investissement approuvés la même année, ce qui en fait le plus grand contributeur. Si votre équipe d'ingénieurs est confrontée à une incertitude technique lors de la création de nouveaux systèmes, d'intégrations ou d'architectures, ce travail pourrait être éligible.

D'après notre expérience, la principale difficulté réside donc dans l'incompréhension de la politique. 

Vous voulez comprendre les règles et faire une demande de RS&DE correctement sans gaspiller de ressources. C'est là que des vérifications rapides sont utiles. Dans la prochaine section, vous verrez quels outils peuvent confirmer rapidement les critères d'admissibilité à la RS&DE au Canada et vous indiquer où vous concentrer.

Les 5 meilleurs outils de vérification de l'éligibilité à la RS&DE

Des vérifications rapides vous évitent de gaspiller vos efforts sur des projets qui ne sont pas admissibles. Vous trouverez ci-dessous cinq options que vous pouvez utiliser pour confirmer l'admissibilité à la RS&DE. Comparez les approches et choisissez l'outil qui convient le mieux à votre flux de travail.

1. Outil d'admissibilité à la RS&DE de la plateforme Chrono (Meilleur résultat global)

Si vous souhaitez disposer d'une méthode structurée pour confirmer l'admissibilité à la RS&DE sans perdre des heures sur des feuilles de calcul manuelles, la plateforme Chrono vous offre cet avantage. Nous avons conçu notre système pour automatiser les vérifications d'admissibilité à la RS&DE afin que vous puissiez voir si vos travaux d'ingénierie correspondent aux normes de l'ARC.

Vous le configurez une fois, vous connectez les outils que vos équipes utilisent déjà et nous nous occupons du reste. La plateforme est gratuite pour un maximum de trois utilisateurs, ce qui en fait une première étape facile avant d'impliquer des consultants externes.

Notre outil applique l'IA aux données de votre projet et classe les tâches en fonction des critères d'admissibilité à la RS&DE. Au lieu de demander aux ingénieurs d'enregistrer leur temps manuellement, nous capturons des signaux provenant de systèmes tels que Jira, Asana, Slack et Office 365. Ces données sont ensuite normalisées et organisées en enregistrements prêts à être audités sur lesquels vos équipes financières peuvent compter.

Et nos clients sont satisfaits.

Empego, par exemple, avait l'habitude de suivre manuellement le temps passé pour ses demandes de RS&DE et de CDAE. Il s'agit d'un processus lent et sujet aux erreurs, qui prenait du temps à l'équipe d'ingénieurs. Avec la plateforme Chrono, ils l'ont entièrement automatisé. Notre logiciel a capturé plus de 3 500 heures en arrière-plan, catégorisé chaque tâche en temps réel et aligné le tout sur les exigences de l'ARC.

Les résultats parlent d'eux-mêmes :

• 456 000 dollars de coûts salariaux éligibles identifiés
  
• Rapports de RS&DE réalisés en seulement 2 heures
  
• Un retour sur investissement annualisé de 108,78 %, dû en grande partie à l'amélioration des réclamations et aux gains de temps.

Chrono a donné à Empego un processus de RS&DE clair et fiable, mais nous avons aussi libéré leur équipe pour qu'elle se concentre sur le travail d'ingénierie proprement dit.

Parmi les caractéristiques uniques, citons

• Suivi automatique du temps de travail qui génère des feuilles de temps pré-remplies.
• Règles d'audit intégrées qui alignent vos preuves sur les attentes de l'ARC.
• L'inversion de la catégorisation pour recadrer les projets antérieurs dans les catégories actualisées de l'ARC, afin de ne pas manquer l'éligibilité dans les déclarations actuelles ou futures.
• Des options flexibles pour que vos comptables et vos consultants puissent travailler dans le même système.
• Il s'agit d'une vue de comptabilité d'exercice qui indique le montant du crédit que vous pouvez attendre au cours de l'exercice.

Pour :

• Préparation plus rapide avec moins d'efforts de la part des équipes d'ingénieurs.
• Une plus grande précision car les données proviennent de systèmes connectés.
• Réduire les risques d'audit grâce à une documentation fondée sur des preuves.

Cons :

• Cette méthode fonctionne le mieux pour les dépenses passées et actuelles.
• Il n'est pas possible de prévoir les projets futurs pour vérifier l'éligibilité à l'avance.

Le meilleur pour : La plateforme Chrono est la meilleure solution si vous souhaitez disposer d'une feuille de route claire pour le dépôt des demandes. Vous obtenez un outil d'auto-évaluation de l'admissibilité à la RS&DE qui évolue avec votre entreprise. Il commence par des vérifications rapides et s'étend à l'automatisation complète pour donner aux responsables des finances et de l'ingénierie la confiance nécessaire pour chaque demande.

2. Outil d'auto-évaluation de la RS&DE du gouvernement du Canada

Le gouvernement du Canada propose son propre outil d'auto-évaluation et d'apprentissage (SALT) pour vous aider à déterminer si votre projet peut bénéficier d'un crédit d'impôt pour la RS&DE. Cet outil officiel de l'ARC est interactif et basé sur le web. Il vous propose une série de questions guidées pour évaluer un seul projet à la fois.

Pour commencer, cliquez sur "Commencer l'auto-évaluation" et répondez à un questionnaire qui vous demande la date de début de votre projet, sa durée, ses objectifs et les défis techniques qu'il pose. Vous devez également décrire le travail effectué, le type de données collectées et tout financement externe reçu.

Pour :

• Utilisation gratuite et garantie par l'ARC.
• Fournit des conseils faisant autorité et alignés sur les lignes directrices officielles en matière d'éligibilité à la RS&DE.

Cons :

• Format rigide qui applique le même cadre à tous les secteurs d'activité.
• Nécessite la saisie manuelle d'informations détaillées sur le projet, ce qui peut prendre 15 à 30 minutes par session.
• Conçu pour un projet par session. Vous devez répéter le processus pour des projets supplémentaires.
• Les résultats n'étant pas contraignants, vous devez toujours fournir des documents justificatifs pour déposer une demande d'indemnisation.

Idéal pour : Cet outil convient mieux à une exploration très précoce. Si vous dirigez des équipes financières ou d'ingénierie et que vous souhaitez avoir une première impression de la manière dont la politique d'admissibilité des travaux aux crédits d'impôt à l'investissement pour la RS&DE peut s'appliquer, SALT vous offre un point de départ structuré. Cependant, il ne remplacera pas l'automatisation ou la documentation prête à l'audit, qui sont essentielles une fois que vous avez dépassé les vérifications initiales.

3. Vérificateur d'éligibilité à la RS&DE (Grant-X)

L'outil de vérification de l'admissibilité à la RS&DE de Grant-X a été conçu par une société de consultation et de conseil qui se spécialise dans l'aide aux entreprises pour l'obtention de financement. Il sert de calculateur de première étape et vous guide dans la saisie de données telles que les salaires, les coûts des sous-traitants et les dépenses en matériel.

Une fois que vous avez saisi vos chiffres, le logiciel produit une estimation des crédits d'impôt potentiels. Cela vous donne une idée générale de votre situation au regard de la politique d'éligibilité à la RS&DE.

Pour :

• Confiance, avec le soutien professionnel d'une société de conseil.
• Inclut des études de cas qui montrent comment les entreprises ont utilisé l'outil comme point de départ avant de consulter des experts.

Cons :

• Vous devez ajouter manuellement tous les détails, ce qui peut prendre du temps si vous n'avez pas de dossiers organisés.
• Vous devez également répondre à une enquête et attendre une réponse avant d'aller plus loin, ce qui ralentit le processus.
• L'estimation n'est pas prête pour l'audit, vous devez donc encore faire appel à un expert pour finaliser votre demande.

Ce qui convient le mieux : Cet outil convient mieux aux entreprises qui travaillent déjà avec des sociétés de conseil telles que MNP. Si vous êtes habitué aux processus pilotés par des consultants, Grant-X constitue un point d'entrée. Il vous donne une estimation rapide, mais vous oriente vers un modèle d'examen traditionnel, où des conseillers externes affinent vos chiffres et votre documentation.

4. Calculateur de RS&DE de G6 Consulting

Le calculateur de RS&DE de G6 Consulting est conçu pour les PME qui ont besoin d'un moyen simple d'estimer les crédits d'impôt potentiels. L'outil est basé sur le web et son utilisation est gratuite.

Vous commencez par confirmer que votre entreprise est une société privée sous contrôle canadien, puis vous sélectionnez votre province. Le calculateur ajuste automatiquement les taux pour tenir compte des différences entre les provinces, comme les crédits remboursables et non remboursables pour la RS&DE en Ontario.

Une fois la configuration effectuée, vous entrez manuellement les dépenses admissibles. Celles-ci comprennent les salaires du propriétaire et des employés sur le feuillet T4, les coûts des sous-traitants, les matériaux de prototypage et toute subvention gouvernementale reçue au cours de l'année.

Après avoir cliqué sur "calculer", l'outil génère une estimation approximative des crédits fédéraux et provinciaux combinés. Cela vous donne une idée rapide du soutien que vos activités de R&D pourraient obtenir en vertu de l'admissibilité aux statistiques de la RS&DE.

Pour :

• Convivialité et simplicité pour un premier contrôle.
• Soutenu par une société de conseil, le cadre est donc crédible.

Cons :

• Limité à la saisie manuelle de données et à des calculs simples.
• Il ne fait qu'effleurer la surface parce qu'il n'offre pas de préparation à l'audit ou d'intégration avec vos systèmes existants.

Idéal pour : Ce calculateur est particulièrement adapté aux petites entreprises qui recherchent des conseils initiaux. Si vous souhaitez tester des hypothèses sur les dépenses éligibles sans vous engager immédiatement auprès d'un consultant, il constitue un bon point de départ. Toutefois, lorsque les projets prennent de l'ampleur ou que les audits deviennent une préoccupation, vous aurez besoin d'outils plus avancés qui automatisent la collecte de preuves et créent une documentation défendable.

5. SR&ED Consultants Inc. Calculatrice

Le calculateur de RS&DE Consultants Inc. est un outil de conseil qui vous donne une estimation rapide des crédits potentiels avant que vous ne décidiez de travailler avec un conseiller. Il se positionne comme un point d'entrée.

En d'autres termes, vous entrez les coordonnées de votre entreprise, les coûts du projet et le temps alloué, et le calculateur génère une valeur prévisionnelle du sinistre. Le processus est suffisamment simple pour permettre une vérification approximative, mais l'objectif réel est de vous guider vers une mission de conseil.

Pour :

• Dépistage gratuit et conseils de suivi par des consultants en RS&DE.
• Inclut votre province dans le calcul, contrairement à d'autres calculateurs qui n'affichent que les taux fédéraux.

Cons :

• Vous devez ajouter manuellement chaque dépense, des salaires des employés aux frais des sous-traitants.
• Certains coûts peuvent être négligés si vous ne les classez pas correctement.
• Les estimations ne sont pas prêtes à être auditées, il est donc nécessaire de les faire réviser par un professionnel.

Le meilleur pour : Cette calculatrice n'est utile que si vous souhaitez obtenir une évaluation approximative des crédits potentiels. Si vous souhaitez tester rapidement des hypothèses et obtenir un chiffre approximatif de ce que votre demande pourrait représenter, il vous offre une solution simple.

Cependant, comme l'outil est directement lié aux services de conseil, il fonctionne mieux si vous prévoyez déjà d'impliquer des experts externes dans votre processus d'archivage. Pour les responsables des finances et de l'ingénierie qui ont besoin de rapidité, de précision et de préparation à l'audit, cet outil reste un point de départ de base plutôt qu'une solution complète.

Comment utiliser ces outils (et pourquoi la plateforme Chrono se démarque)

Lorsque vous choisissez le bon outil de RS&DE, vous ne devez pas vous hâter et chercher à en finir avec lui. Une estimation rapide peut faire gagner du temps, mais la valeur réelle vient de la façon dont vous utilisez ces informations pour préparer, planifier et déposer en toute confiance.

Lorsque vous utilisez des outils d'éligibilité, quelques pratiques permettent de rendre les résultats plus fiables :

• Effectuer des contrôles dès le début du projet. Si vous testez l'éligibilité avant la fin de l'année, vous éviterez les surprises qui peuvent perturber la planification des flux de trésorerie.
• Comparez les différents outils. Chaque option vous offre une perspective différente. La comparaison des résultats vous aide à repérer les lacunes et à définir des attentes réalistes.
• Rassemblez la documentation dès le départ. Les calculateurs d'éligibilité peuvent vous orienter dans la bonne direction, mais les demandes d'indemnisation dépendent toujours de preuves organisées telles que des notes techniques, des calendriers de projet ou des ventilations de coûts.

La plateforme Chrono va plus loin en s'attaquant aux limites des calculateurs et en ajoutant des fonctionnalités qui améliorent à la fois la vitesse et la conformité. Notre plateforme :

• Classification et reclassification automatiques de tous les travaux. Au lieu de demander à vos ingénieurs d'enregistrer leurs heures de travail, nous extrayons les données des outils que vous utilisez déjà et les comparons aux exigences de l'ARC.
• respecte toutes les règles d'audit. Cela signifie que vous réduisez le risque de demandes refusées et que vous passez moins de temps à défendre votre position si l'ARC pose des questions.
• Peut être utilisé par les comptables et les équipes financières. Tout le monde travaille dans le même système. Il n'est donc plus nécessaire d'avoir plusieurs versions d'un même document.
• Il offre de nombreuses autres fonctions que les contrôles d'admissibilité à la RS&DE. Des vues de comptabilité d'exercice à la catégorisation inverse, vous obtenez à la fois une estimation à court terme et une feuille de route à long terme prête pour l'audit.

La vérité est que les calculateurs de base s'arrêtent à des estimations approximatives. La plateforme Chrono vous offre l'automatisation, la précision et la conformité dès le premier jour, ce qu'aucun autre outil dans ce domaine ne peut égaler.

Passez à l'étape suivante avec l'outil d'éligibilité à la RS&DE de Chrono Platform

La confirmation précoce de l'éligibilité à la RS&DE vous fait gagner du temps, renforce votre position en cas d'audit et vous aide à obtenir chaque dollar de crédit d'impôt disponible. Les calculateurs de base peuvent vous donner des estimations approximatives, mais ils ne vous permettent pas de vous conformer à la loi. 

L'automatisation de la plate-forme Chrono va plus loin. Elle vérifie l'éligibilité, vous prépare à l'archivage avec une documentation prête pour l'audit et classe automatiquement les travaux. La plateforme s'intègre également aux outils déjà utilisés par vos équipes, de sorte que les ingénieurs évitent un suivi supplémentaire et que les responsables financiers obtiennent des données fiables.

Commencez dès aujourd'hui avec Chrono Platform et donnez à votre entreprise un chemin plus rapide et plus clair vers des réclamations réussies.

FAQ

Ces outils de vérification de l'éligibilité à la RS&DE garantissent-ils l'approbation de l'agence de notation ?

Aucun outil ne peut garantir l'approbation. Ils vous aident à tester la conformité de votre travail avec les normes de l'ARC, mais l'acceptation finale dépend des preuves, de la documentation et de la manière dont votre demande répond aux critères.

Combien de temps faut-il pour vérifier l'admissibilité à l'aide d'un calculateur de RS&DE en ligne ?

La plupart des calculateurs vous donnent une estimation en 15 à 30 minutes. Le délai dépend du degré d'organisation de vos dossiers et de la quantité de détails sur le projet dont vous disposez déjà.

Les outils de vérification de l'admissibilité à la RS&DE sont-ils gratuits ?

Plusieurs options sont gratuites, y compris l'outil d'auto-évaluation et d'apprentissage de l'ARC. D'autres, comme Chrono Platform, proposent des plans gratuits avec des fonctions d'automatisation pour les petites équipes avant de passer à une utilisation complète.

Que se passe-t-il si mon projet ne remplit que partiellement les conditions requises ?

Vous pouvez toujours demander des crédits pour la partie admissible. Par exemple, si une partie seulement de votre développement répond aux critères de l'ARC en matière de progrès technologique, vous pouvez obtenir des crédits pour ces coûts tout en excluant les travaux de routine.

Chrono Platform peut-il m'aider pour la demande elle-même, et pas seulement pour l'éligibilité ?

Oui. Chrono Platform automatise l'ensemble du processus au-delà des contrôles d'éligibilité. Nous préparons une documentation prête pour l'audit, appliquons les règles d'audit de l'ARC et fournissons des vues de régularisation afin que les responsables financiers puissent planifier avec plus de confiance et que les ingénieurs évitent un suivi supplémentaire.