10 meilleures pratiques de communication asynchrone pour augmenter le rendement de l'équipe

Plus de 51 % des employés déclarent être entraînés dans des réunions auxquelles ils n'ont pas besoin d'assister. Pire encore, 71 % des cadres supérieurs déclarent que ces réunions en temps réel sont improductives et inefficaces.

Si vous travaillez à distance, si vous faites partie d'un modèle hybride ou si vous essayez simplement de travailler entre deux conférences téléphoniques interminables, vous savez déjà combien de temps est perdu. 

Une simple mise à jour se transforme en une réunion d'une heure, tandis qu'une décision rapide nécessite l'alignement de trois calendriers différents. Mais il existe un meilleur moyen de communiquer : la communication asynchrone.

Qu'est-ce que ce type de communication et comment peut-il améliorer le travail, et non l'alourdir ? Nous avons élaboré ce guide pour tout expliquer, y compris d'autres éléments cruciaux comme.. : 

• Communication asynchrone ou en temps réel
• Pourquoi les équipes d'ingénieurs se tournent vers l'asynchrone
• Les meilleurs outils et pratiques asynchrones pour aider vos équipes à prospérer
• Défis communs (et moyens intelligents de les résoudre)

Plongeons dans le vif du sujet.

Communication asynchrone - un bref aperçu

La communication asynchrone est une forme de communication dans laquelle les messages ne sont pas échangés en temps réel. Vous envoyez un texte et l'autre personne le lit plus tard, au moment qui lui convient. Ce type d'interaction en temps différé est très utile pour les équipes à distance et les structures hybrides qui doivent jongler avec différents fuseaux horaires. 

Communication synchrone et asynchrone

La principale différence entre ces deux formes de communication est le calendrier .

La communication synchrone se déroule en direct, comme les appels vidéo, les appels téléphoniques, les réunions Zoom ou les réunions Slack. Tout le monde est présent, les réponses sont instantanées et c'est idéal pour les décisions ou les collaborations rapides.

La communication asynchrone fonctionne différemment. Il n'est pas nécessaire de réunir tout le monde en même temps ou d'attendre la disponibilité de quelqu'un. Vous déposez un message, enregistrez un Loom rapide ou laissez un commentaire Jira, et l'autre personne répond quand cela correspond à son flux.

Pourquoi les équipes d'ingénieurs adoptent l'asynchronisme

Pour les équipes d'ingénieurs, la communication asynchrone n'est pas seulement pratique, elle est essentielle. Elle élimine les pings incessants, réduit le nombre de réunions et donne aux développeurs le temps calme et concentré dont ils ont besoin pour livrer les produits. 

Dans le cas d'équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires, l'asynchronisme permet de maintenir l'alignement de tous les membres sans les obliger à passer des appels vidéo à des heures indues. Il prend également en charge un modèle basé sur l'extraction, dans lequel les membres de l'équipe obtiennent des mises à jour d'une source lorsque cela correspond à leur emploi du temps, plutôt que de s'appuyer sur des conversations en temps réel pour obtenir des informations.

Le résultat ? Une communication plus efficace, une documentation plus solide et moins de distractions.

Voyons ce que les données ont à dire à ce sujet : 

1. Environ 70 % des employés déclarent que leur entreprise soutient activement la communication asynchrone. 
2. Une étude sur les soins de santé a montré une diminution de 20,1 minutes de la durée d'exécution des tâches, ce qui un gain de temps de 58,8 par rapport aux méthodes synchrones traditionnelles. 
3. 64 % des employés affirment que le travail asynchrone les aide à rester productifs sans attendre les autres.
4. 61% associent la communication asynchrone à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 
5. Plus de la moitié des employés (52%) préfèrent les méthodes asynchrones aux interactions en temps réel. 
6. 42% pensent que la communication asynchrone est l'avenir du travail. 
7. 35% affirment que ce type de communication sur le lieu de travail aide les conversations à être plus intentionnelles et moins distrayantes.
8. 69% apprécient d'avoir le temps de réfléchir et d'affiner leurs réponses avant de répondre, ce qui est la base essentielle de la communication asynchrone. 
9. Le passage à l'asynchrone permet aux équipes d'économiser en moyenne trois heures par semaine en réduisant les réunions en personne et les habitudes de communication encombrantes. 

Communication asynchrone Cons

Aussi utile que soit la communication asynchrone, elle n'est pas sans inconvénients. 

L'un des plus grands défis ? Des boucles de rétroaction plus lentes. Lorsque tout le monde travaille selon des horaires différents, de simples décisions peuvent prendre plus de temps qu'elles ne le devraient. 

La communication asynchrone pose également problème dans les moments à fort enjeu. Les situations de crise, les conversations émotionnellement sensibles, les sessions de conception rapides ou même les entretiens individuels réguliers avec un collaborateur direct nécessitent plus qu'un simple fil de messages. 

Un autre problème courant est le manque de clarté des attentes de la direction. Lorsque les chefs d'équipe ne définissent pas clairement qui est responsable de quoi ou ne fixent pas de délais de réponse, la communication asynchrone peut entraîner des goulets d'étranglement frustrants. Les gens finissent par attendre des mises à jour, ne sachant pas s'ils doivent aller de l'avant ou faire un suivi.

Canaux de communication asynchrones

La collaboration asynchrone ne signifie pas que l'on communique moins, mais que l'on utilise les bons outils au bon moment. Lorsqu'un processus clair est en place, ces canaux peuvent permettre aux équipes distantes et hybrides d'avancer sans être entraînées dans des réunions inutiles :

• Le courrier électronique: Classique, mais toujours un moyen de communication fiable pour partager des messages détaillés, des mises à jour ou des informations en retour. 
• Outils de gestion de projet (Jira, Linear): Ces outils asynchrones permettent à tout le monde de rester sur la bonne voie. Attribuez des tâches, déposez des mises à jour et gérez les détails du projet sans avoir à courir après les gens lors d'une réunion vidéo.
• Docs et wikis (Confluence, Notion): Parfaits pour partager les connaissances, documenter les décisions et donner à votre équipe un endroit fiable pour trouver des réponses, sans avoir à fouiller dans les messages.

• Métier à tisser ou des guides enregistrés: Il est parfois plus facile d'appuyer sur "enregistrer" que de rédiger un long texte. Ces vidéos préenregistrées permettent aux membres de l'équipe d'expliquer le contexte ou de présenter des conceptions pendant leur temps libre.

• GitHub commentaires/demandes de retrait: Utilisés par les équipes d'ingénieurs pour laisser des commentaires critiques, réviser le code et suivre les changements. 

Exemples de communication asynchrone

Bien que nous ayons déjà examiné les canaux asynchrones courants, il est utile de voir comment ces outils sont utilisés dans les flux de travail réels. Nous allons donc nous pencher sur quelques exemples pratiques : 

1. Mises à jour du sprint sans réunion

Un responsable technique enregistre un Loom pour partager les mises à jour du sprint, que l'équipe regarde quand cela lui convient. Dans une configuration synchrone, il aurait fallu réunir tout le monde pour une démonstration en direct par vidéoconférence, la moitié de l'équipe étant multitâche, l'autre moitié attendant son tour de parole.

2. Examens du code sans séances de jumelage

Un ingénieur examine la demande de téléchargement d'un coéquipier et laisse des commentaires tout au long de la journée. Il n'y a pas de pression pour entamer une conversation en temps réel ou organiser une session de jumelage. Dans un flux synchrone, ils seraient probablement assis dans un appel, partageant leur écran et discutant de chaque changement ligne par ligne.

3. Mises à jour des produits partagées de manière asynchrone

Un chef de produit partage une mise à jour dans Notion, et les membres de l'équipe laissent des commentaires quand cela leur convient. Ils n'ont pas besoin d'interrompre leur travail ou de participer à une réunion. Dans une configuration synchrone, cela aurait nécessité une réunion virtuelle avec une présentation complète, des questions-réponses en direct et probablement une série de courriels de suivi par la suite.

Outils de communication asynchrone pour les équipes d'ingénieurs

Des outils tels que Slack, Notion, Loom, Linear, GitHub, Confluence et même Google Workspace contribuent tous à maintenir les équipes à distance en contact sans appels vidéo ou messages instantanés constants.

Mais lorsqu'il s'agit de faire le lien entre le travail d'ingénierie quotidien et une visibilité commerciale plus large, Chrono se démarque en offrant des fonctionnalités telles que 

• Suivi automatique de la progression : Chrono récupère les mises à jour de Git, Jira et des calendriers d'équipe, de sorte que les ingénieurs n'ont pas à perdre de temps à rédiger des rapports d'état. De plus, les responsables ont une vision en direct de ce qui se passe, sans avoir à envoyer un seul ping.
• Visibilité de l'équipe en temps réel : Au lieu de demander autour de soi qui est disponible, Chrono affiche la capacité et l'utilisation actuelles de l'équipe. Ainsi, les responsables techniques et les CPO peuvent prendre des décisions en matière de personnel sans avoir à programmer un seul appel vidéo.
• Contexte commercial intégré : la plateforme relie le travail d'ingénierie quotidien à des objectifs plus vastes. Plutôt que de partager ce qui a été fait, les mises à jour sont liées à des initiatives stratégiques, de sorte que chacun sait comment son travail s'inscrit dans les priorités de l'entreprise.
• Planification des capacités en temps réel : Alors que la plupart des équipes attendent les synchronisations trimestrielles pour réévaluer la charge de travail et la dotation en personnel, Chrono tient le tableau à jour au fur et à mesure que le travail évolue. Que la vélocité change ou que les effectifs s'ajustent, vous pouvez planifier à partir des données actuelles, sans avoir à vous arrêter pour une autre réunion stratégique.
• Visibilité instantanée pour les dirigeants : Les chefs de projet et les directeurs techniques ont une vision claire de l'avancement, de la santé de l'équipe et des ressources, sans avoir à interrompre les ingénieurs ou à leur demander des mises à jour. Il leur suffit d'ouvrir le tableau de bord et tout est là, prêt à l'emploi.

Meilleures pratiques pour la gestion d'équipe asynchrone

L'asynchronisme ne consiste pas seulement à éviter les réunions. Il s'agit de faire en sorte que la communication s'adapte à l'emploi du temps de votre équipe, et non pas qu'elle s'y oppose. 

Examinons quelques-unes des meilleures pratiques adoptées par les équipes asynchrones les plus performantes :

1. Donner du contexte, pas seulement des mises à jour

Ne vous contentez pas de dire "c'est fait". Dites pourquoi c'est important. La communication asynchrone s'effondre lorsque les gens sont laissés dans l'incertitude. Si vous mettez à jour un document Google ou laissez un message dans un canal Slack, indiquez le contexte, l'objectif et ce qu'il faut faire ensuite. Cette phrase supplémentaire permet d'éviter des heures de va-et-vient.

2. Utiliser des modèles pour les mises à jour

Qu'il s'agisse d'une demande de commentaires (RFC), d'une mise à jour hebdomadaire de l'état d'avancement ou d'un retour d'information sur un produit, le fait de disposer d'un format de référence facilite la communication asynchrone. Tout le monde sait ce qu'il faut inclure, ce qu'il faut rechercher et comment répondre.

3. Rendre les temps de réponse prévisibles

La formule "Chaque fois que vous le pouvez" semble polie, mais elle tue l'élan. Fixez des attentes claires, comme "dans les 24 heures" ou "avant la réunion de demain", afin que les gens puissent planifier et non paniquer. Cela permet d'assurer la fluidité des projets sans imposer une collaboration en temps réel.

4. Encourager la clarté de l'écriture 

Les messages asynchrones sont rarement lus à la seconde où ils sont envoyés. Évitez donc les phrases vagues et écrivez avec un peu plus d'intention. Des puces. Des questions claires. Lien vers les détails du projet. Votre équipe vous remerciera de ne pas l'avoir obligée à parcourir un fil de discussion pour comprendre ce que vous vouliez dire.

5. Documenter tout ce qui est important

S'il n'existe que dans la tête de quelqu'un ou s'il est enfoui dans une plateforme de messagerie, autant qu'il n'existe pas. Utilisez un endroit central comme Notion, Confluence ou Google Workspace pour stocker les éléments dont les gens ont réellement besoin : les détails du projet, les décisions, le retour d'information critique et les actions à entreprendre. 

6. Continuer à évoluer

Ce qui fonctionne aujourd'hui pourrait ne pas fonctionner au prochain trimestre. Faites le point. Demandez ce qui fonctionne, ce qui est maladroit et ce qui pourrait être amélioré. La communication asynchrone est une habitude de l'équipe et, comme toute habitude, elle a besoin d'une mise au point régulière.

7. Décidez de la façon dont votre équipe parle

Ne laissez rien au hasard. Créez des règles simples sur ce qui va dans Slack, ce qui a sa place dans un document et quand cela vaut la peine de prendre un appel. Lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde, l'asynchronisme cesse d'être désordonné et commence à être efficace.

8. Enseigner l'asynchronisme comme s'il s'agissait d'une compétence

Ne croyez pas que tout le monde se contente de l'asynchrone. Pour beaucoup de gens, cette façon de travailler est toute nouvelle. Au lieu de les laisser se débrouiller, montrez-leur à quoi ressemble une bonne communication asynchrone. Partagez des exemples, donnez accès à des modèles et expliquez les outils utilisés par votre équipe. Mieux encore, rassemblez tout cela dans un manuel simple et vivant intitulé "Comment nous travaillons en asynchrone" .

9. Clarifier les attentes en matière de communication 

Les gens optent par défaut pour les réunions lorsqu'ils ne savent pas exactement ce qui doit être fait à tel ou tel endroit. Cela s'applique particulièrement à ceux qui travaillent dans un modèle hybride. Donnez donc à votre équipe une liste de référence simple qui indique les types de communication qui doivent être asynchrones et les cas où l'interaction en temps réel a du sens. 

Voici un exemple rapide pour vous guider :

10. Rendre les heures de travail visibles

Async ne signifie pas toujours disponible. En particulier avec des équipes distantes réparties sur plusieurs fuseaux horaires, il est utile de savoir quand les gens sont en ligne. Encouragez chacun à partager ses heures de travail, que ce soit dans son calendrier ou dans son profil Slack, afin que les coéquipiers sachent quand s'attendre à une réponse (et quand ne pas le faire).

Les défis de l'asynchronisme (et comment les résoudre)

Le passage à la communication asynchrone offre de nombreuses possibilités. Dans la pratique, cependant, il peut présenter certains défis.

Nous avons examiné ce qui fait généralement obstacle et comment les équipes peuvent surmonter ces obstacles en adoptant la bonne approche : 

1. Les dirigeants ne sont pas totalement convaincus

Si les dirigeants continuent de privilégier les réunions synchrones et la messagerie instantanée chaque fois qu'un problème survient, ils envoient un message clair : l'asynchronisme n'est pas une véritable priorité. Ce type de signal contradictoire peut freiner l'ensemble de l'équipe.

La solution : Intégrer le leadership dans le processus dès le début. Organisez des ateliers d'intégration de l'asynchronisme qui ne se limitent pas à la présentation de nouvelles applications. Il s'agit de montrer à quoi ressemble l'asynchronisme au quotidien. Lorsque les dirigeants commencent eux-mêmes à travailler de cette manière, l'asynchronisme passe du statut d'idée à celui de méthode de travail.

2. Lenteur de l'adoption 

Le déploiement de nouveaux outils de communication asynchrones ne change pas automatiquement les habitudes. Les gens retombent dans leurs vieux schémas, surtout lorsque les délais sont serrés. Il suffit de quelques messages vidéo ou de discussions instantanées pour que vos équipes reculent et perdent de vue leurs objectifs asynchrones.

Solution : Nommer des défenseurs de l'asynchronisme au sein de chaque équipe. Leur rôle est simple : aider les coéquipiers à s'adapter aux nouvelles habitudes de communication. Ils répondent aux questions, donnent des exemples de bonne communication asynchrone et veillent à ce que les pratiques asynchrones soient visibles dans le travail quotidien.

Async Made Easy : Laissez Chrono améliorer l'efficacité de votre équipe

La communication asynchrone peut changer la donne pour votre équipe : moins de réunions, plus de concentration et de meilleurs résultats. Mais il faut les bons outils pour que tout se passe bien. 

C'est là qu'intervient Chrono Platform.

Chrono vous aide à suivre les progrès, à gérer la charge de travail et à faire des prévisions, le tout sans les allers-retours incessants des réunions. C'est la clé pour rester aligné et concentré, quel que soit le lieu ou le moment où vous travaillez.

Prêt à faire passer l'efficacité de votre équipe au niveau supérieur ? Offrez à Chrono et découvrez à quel point la collaboration asynchrone peut être plus fluide.

FAQ

Qu'est-ce qu'une tâche asynchrone ?

Une tâche asynchrone est une tâche qui n'exige pas que les gens y travaillent en même temps. Vous pouvez faire votre part maintenant et quelqu'un d'autre peut répondre ou continuer plus tard, comme rédiger un rapport, donner un feedback dans un document ou enregistrer une mise à jour vidéo.

Comment travailler de manière asynchrone ?

Nous travaillons de manière asynchrone en partageant des mises à jour, des commentaires ou des fichiers sans attendre de réponse immédiate. Il s'agit d'utiliser des outils tels que les courriels, les tableaux de projet ou les vidéos enregistrées pour communiquer, afin que chacun puisse travailler à son propre rythme tout en restant synchronisé.

Quels sont les travaux asynchrones ?

De nombreuses fonctions techniques, en particulier dans l'ingénierie logicielle, DevOps, la conception de produits, l'assurance qualité et la rédaction technique, prennent naturellement en charge les flux de travail asynchrones. Tout travail qui n'exige pas une collaboration constante en temps réel peut bénéficier des pratiques asynchrones.

Pourquoi le travail asynchrone est-il meilleur ?

Le travail asynchrone permet aux personnes de se concentrer davantage, de réduire le nombre de réunions et d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est particulièrement utile pour les équipes distantes, car il permet à chacun de réagir au moment qui lui convient le mieux.

Que sont les compétences asynchrones ?

Les compétences asynchrones comprennent la clarté de l'écriture, la gestion du temps, l'autodiscipline, la bonne utilisation des outils numériques et la capacité à partager des mises à jour ou un retour d'information de manière structurée, sans avoir besoin de conversations en temps réel.