Comment utiliser l'intelligence technique pour améliorer les demandes de RS&DE et les rendre prêtes à l'audit ?

Vous devez constamment participer à des réunions, jongler avec les échéances et vous assurer que chaque heure passée par votre équipe peut être justifiée. Mais lorsque vient le temps de présenter votre demande de RS&DE, les choses se gâtent. Le travail qui devrait compter passe inaperçu. Vous passez des heures à essayer d'expliquer rétroactivement ce qui s'est passé et pourquoi.

Si cela vous semble familier, vous n'êtes pas seul. Dans cet article, vous découvrirez comment Engineering Intelligence vous donne la visibilité, la structure et la confiance nécessaires pour remédier à tout cela. Vous verrez comment elle vous aide à rester prêt pour l'audit, à faire de meilleures réclamations et à prendre enfin le contrôle de vos rapports de R&D sans travail supplémentaire.

Avant de pouvoir corriger le processus, vous devez comprendre ce qu'est réellement la RS&DE et pourquoi il vaut la peine de la mettre en œuvre.

Qu'est-ce que la RS&DE ?

La RS&DE est un programme du gouvernement canadien qui accorde des crédits d'impôt aux entreprises qui investissent dans la recherche et le développement. Si votre équipe travaille à la résolution de problèmes techniques, à la construction de nouveaux systèmes ou à l'amélioration du fonctionnement des choses, il y a de fortes chances que vous soyez admissible.

Au cours de l'exercice 2024-2025, le programme de RS&DE a versé 4,5 milliards de dollars en crédits d'impôt pour 22 738 demandes. De ce nombre, 90 % ont été acceptées telles que déposées, 6 % ont nécessité des modifications et seulement 4 % ont été refusées. Les demandeurs ont reçu 58 % de crédits remboursables et 42 % de crédits non remboursables.

Cela montre que l'opportunité est réelle, mais que la pression pour faire les choses correctement l'est tout autant. 

Un autre problème est que même si votre travail remplit les conditions requises, il peut être très difficile de le prouver. Vous devez savoir ce qui a été fait, par qui, quand et pourquoi cela compte. Si vous ne saisissez pas les bons détails ou si votre documentation est insuffisante, vous laissez de l'argent sur la table. 

Savoir ce qu'est la RS&DE ne fait qu'effleurer la question, mais le dépôt d'une demande d'indemnisation comporte son lot d'obstacles.

Pourquoi la RS&DE est-elle un défi pour les équipes d'ingénieurs ?

Si vous avez déjà essayé de déposer une demande de RS&DE tout en dirigeant une équipe d'ingénieurs, vous savez que le processus peut vous ralentir rapidement. Voici les obstacles les plus courants auxquels vous devez faire face :

• Des exigences de conformité complexes : Vous devez respecter des règles strictes en matière d'établissement de rapports, qui changent souvent et exigent un niveau de détail élevé.
• Le suivi manuel du temps de travail est source d'erreurs : Vous comptez sur les ingénieurs pour se souvenir de ce sur quoi ils ont travaillé il y a plusieurs semaines ou pour enregistrer correctement leurs propres heures. Dans les deux cas, des données manquent ou sont erronées.
• Il est difficile de classer correctement les travaux d'ingénierie : Tous les travaux de R&D ne se ressemblent pas. La mise en correspondance des tâches quotidiennes avec les activités éligibles prend du temps et nécessite généralement une interprétation manuelle de lignes directrices complexes.
• Manque de visibilité sur les travaux pouvant faire l'objet d'une demande de remboursement : Sans une vision claire de ce qui est admissible, soit vous surdéclarez et vous risquez des audits, soit vous sous-déclarez et vous perdez des crédits.

C'est précisément là que l'intelligence technique intervient pour résoudre ces problèmes quotidiens. Mais de quoi s'agit-il exactement ? Voyons cela plus en détail...

Qu'est-ce que l'intelligence technique ?

Engineering Intelligence vous permet de comprendre comment votre équipe travaille en extrayant des données de vos outils quotidiens et en les transformant en informations utiles. Il rassemble des informations provenant de calendriers, de tableaux de projets, d'activités de code et d'outils de suivi du temps, de sorte que vous n'ayez pas à fouiller à cinq endroits différents pour comprendre ce qui se passe.

Vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur le temps passé, sur les travaux éligibles aux demandes de R&D et sur l'efficacité de votre équipe. En outre, le système classe automatiquement les travaux en fonction de règles définies, ce qui vous évite de trier les tâches ligne par ligne.

Contrairement aux tableaux de bord ou aux outils de reporting de base, Engineering Intelligence ne se contente pas de vous montrer des chiffres. Elle vous donne le contexte complet qui les sous-tend. Vous pouvez réellement voir comment les projets évoluent, où se trouvent les travaux pouvant faire l'objet d'une réclamation et quelle part de votre temps d'ingénierie est digne d'être investie. En bref, il vous aide à diriger avec des faits.

Maintenant que vous savez de quoi il s'agit, voyons comment l'intelligence technique vous aide à améliorer les demandes de RS&DE de façon concrète et pratique.

Comment l'intelligence technique améliore les demandes de RS&DE

Rester au fait de vos demandes de RS&DE ne devrait pas être un travail à temps plein. Lorsque votre équipe travaille d'arrache-pied à la construction, la dernière chose dont vous avez envie est de tout interrompre pour rassembler des preuves, classer les travaux et revérifier chaque détail.

C'est là que l'intelligence technique change la donne. Elle vous offre une vision en temps réel et des systèmes automatisés qui vous aident à améliorer les demandes de RS&DE sans interrompre votre flux.

Voici les principales façons dont Engineering Intelligence vous aide à automatiser la RS&DE, à optimiser les rapports et à redonner à votre temps et à votre argent la place qu'ils méritent.

Suivi automatisé du temps de travail pour des enregistrements prêts à être contrôlés

Si votre équipe suit encore le temps manuellement (ou pas du tout), vous manquez probablement des heures qui pourraient être réclamées. Vous n'avez plus besoin de vous fier à votre mémoire ou à des notes éparses. Engineering Intelligence se connecte directement aux outils que votre équipe utilise déjà, tels que Jira, votre calendrier et l'activité du code. Il enregistre discrètement le temps en arrière-plan sans ajouter de travail.

C'est exactement ce qui a aidé Empego. Avant Chrono, leurs ingénieurs étaient obligés de consigner leurs heures manuellement, et de nombreuses heures admissibles n'étaient pas enregistrées. Une fois que nous avons activé le suivi du temps de Chrono, ils ont saisi 3 586,75 heures sur un seul projet d'infrastructure (automatiquement).

Et nous pouvons aussi vous aider.

Notre plateforme vous offre des enregistrements prêts à être audités, chaque entrée de temps étant associée à une tâche, à un membre de l'équipe et à un horodatage. Cela signifie que vous n'avez pas à vous démener en fin d'année. Tout est déjà propre, clair et complet.

Catégorisation précise des travaux admissibles au titre de la RS&DE

Il ne suffit pas de savoir que votre équipe a travaillé. Vous devez également montrer quel type de travail a été effectué et pourquoi il est admissible. Avec Chrono, vous n'avez pas à le faire manuellement. Notre système catégorise automatiquement les activités en fonction de vos règles, de la structure de votre projet et de votre configuration d'ingénierie.

Au lieu de vous demander ce qui compte ou de fouiller dans vos notes, vous voyez en temps réel la répartition du temps admissible à la RS&DE, trié par catégorie. Par exemple, si votre équipe consacre 40 % de son temps au prototypage d'une nouvelle fonctionnalité, ce temps est déjà étiqueté et suivi.

Nos utilisateurs déclarent avoir récupéré jusqu'à 40 % de plus en crédits de RS&DE simplement parce qu'ils ne manquaient plus de travaux. Chrono rend cela possible en faisant apparaître les travaux admissibles et en les étiquetant correctement dès le départ.

Visibilité en temps réel des activités de R&D pouvant faire l'objet d'une demande d'indemnisation

Vous ne pouvez pas optimiser la RS&DE si vous ne savez pas où votre équipe passe son temps. Chrono vous donne une vue en direct de l'activité réclamable au moment où elle se produit. Pas des semaines plus tard. Pas pendant la saison des impôts. En ce moment même.

Avec Chrono, vous pouvez ouvrir votre tableau de bord et voir combien de temps d'ingénierie est admissible. Vous saurez si un projet absorbe trop de travail non réclamable ou si un autre est plein de R&D de grande valeur qui passe sous le radar.

Ce type de visibilité en temps réel a permis à Empego et à nos autres clients de travailler plus intelligemment tous les jours, et pas seulement pendant le dépôt des dossiers. Ils n'avaient plus à se demander : "Combien de temps consacrons-nous à la recherche et au développement ? Ils le savaient déjà. Cette clarté a permis de prendre de meilleures décisions, d'accélérer les livraisons et de récupérer plus d'argent à la fin de l'année.

Collaboration plus facile avec les consultants en finances et en RS&DE

Vous n'avez plus besoin d'expliquer le travail technique à votre équipe financière. Avec Chrono, toutes vos données sont organisées et prêtes à être transmises. Chaque heure, chaque entrée, chaque catégorie et chaque projet sont clairement présentés, de sorte que l'équipe financière peut produire des rapports et préparer des réclamations sans vous demander de traduire.

Vous pouvez également donner à vos consultants en RS&DE l'accès à exactement ce dont ils ont besoin, et il n'y aura plus d'échanges de courriels, de feuilles de calcul confuses ou de lacunes dans la documentation. Tout ce dont ils ont besoin est déjà étiqueté, enregistré et lié. C'est plus propre, plus simple et plus rapide.

Les utilisateurs de Chrono ont réduit le temps de préparation de la RS&DE jusqu'à 80 % grâce à ce niveau d'automatisation et de transparence.

Réduction des risques d'audit de la RS&DE

Essayer de passer un audit de RS&DE sans la documentation appropriée est stressant. Mais ce n'est pas une fatalité. Chrono vous aide à réduire les risques liés aux audits de RS&DE en veillant à ce que chaque partie de votre processus d'ingénierie soit claire et traçable.

Voici comment nous procédons :

• Une documentation claire et défendable : Chaque heure comptabilisée a une raison d'être. Vos dossiers indiquent qui a fait quoi, quand et pourquoi c'est admissible.
• Contrôles de conformité automatisés : Notre plateforme signale les incohérences ou les détails manquants avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Vous corrigez les problèmes pendant qu'ils sont encore frais.
• Traçabilité complète entre les outils d'ingénierie : Toutes les données de votre projet (tâches, commits, réunions, temps) sont reliées en un seul endroit. Il est donc facile de défendre vos revendications en cas de besoin.

Avec Chrono Platform, vous n'espérez pas réussir un audit de RS&DE, mais vous vous y préparez. L'utilisation de l'intelligence technique vous permet d'améliorer vos demandes de RS&DE et d'éliminer le stress de l'ensemble du processus. Vous optimisez le suivi de la RS&DE sans ralentir votre équipe et vous automatisez les flux de travail de la RS&DE qui nécessitaient auparavant des semaines de préparation.

Qu'il s'agisse d'une équipe en pleine croissance comme Empego ou d'une entreprise plus établie, les résultats sont les mêmes : moins de travail, plus de précision et plus d'argent à réinjecter dans votre entreprise.

Si vous êtes à la recherche de la bonne plateforme pour supporter tout cela, vous devez d'abord connaître les principales caractéristiques à surveiller. Parlons-en un instant...

Principales caractéristiques à rechercher dans une plateforme d'intelligence technique pour la RS&DE

Si vous cherchez à rationaliser votre processus de RS&DE et à éviter la confusion de fin d'année, les bons outils sont importants. Vous n'avez pas besoin de feuilles de calcul supplémentaires, mais de systèmes intelligents qui fonctionnent en coulisse pendant que votre équipe construit. C'est là que le meilleur logiciel de RS&DE peut faire la différence.

Voici les caractéristiques à rechercher dans un logiciel d'ingénierie de la RS&DE qui vous aide réellement à aller plus vite, à rester conforme et à réclamer plus sans les frais de gestion.

Suivi automatisé du temps

Vous ne pouvez pas rendre compte de ce que vous ne pouvez pas suivre. Une plateforme solide saisit automatiquement les heures de votre équipe en se synchronisant avec les outils qu'elle utilise déjà. Cela signifie qu'il n'y a pas d'entrées manuelles, pas de travail oublié et pas de remise en question.

Avec Chrono, tout cela se passe en arrière-plan. Le temps est enregistré, lié à des tâches réelles, et prêt quand vous en avez besoin.

Catégorisation assistée par l'IA

L'une des plus grandes pertes de temps consiste à trier les travaux selon qu'ils sont admissibles ou non à la RS&DE. De bons outils de RS&DE vous aident à collecter des données et à comprendre ce qu'il faut en faire.

Chrono utilise l'IA pour classer le travail de votre équipe en fonction de vos règles, de vos projets et de vos flux de travail. Vous gardez le contrôle, mais vous n'êtes pas obligé de faire le travail ligne par ligne.

Intégration avec les outils d'ingénierie existants

Le meilleur logiciel de RS&DE ne vous demande pas de changer la façon dont votre équipe travaille. Il se connecte à ce que vous avez déjà, comme Jira, Azure DevOps, Slack et Google Calendar. Chrono a été conçu pour se synchroniser avec votre stack. Ainsi, votre équipe d'ingénieurs reste concentrée et vos données restent complètes et cohérentes.

Rapports d'exercice de la RS&DE en temps réel

Vous ne devriez pas avoir à attendre la fin de l'année pour savoir où vous en êtes. Les rapports en temps réel vous permettent de déterminer la part de vos travaux qui est admissible à la déduction au fur et à mesure que vous avancez. Chrono vous donne un aperçu en direct des accumulations de RS&DE par projet, ce qui vous permet de planifier en toute confiance et de vous ajuster avant qu'il ne soit trop tard. Nous vous en dirons plus à ce sujet dans un instant.

Génération d'une documentation prête pour l'audit

Lorsque vient le temps de déposer un rapport, vous voulez que tout soit prêt à l'emploi. Votre logiciel de RS&DE en ingénierie devrait créer des rapports clairs et défendables sans que vous ayez à vous creuser la tête. C'est exactement ce que fait Chrono. Vous obtenez une traçabilité complète à travers le temps, les tâches et les personnes, ce qui vous permet d'être toujours prêt pour les audits. Si vous voulez vraiment simplifier votre flux de travail de RS&DE, assurez-vous d'utiliser des outils conçus pour cette tâche. La plateforme Chrono remplit toutes les conditions.

Tout ceci nous amène à notre prochain point important...

La plateforme Chrono améliore vos demandes de RS&DE

Si vous en avez assez de courir après les données manquantes ou d'assembler des rapports de RS&DE à la dernière minute, vous n'êtes pas seul. Nous avons conçu Chrono pour éliminer ce chaos de votre flux de travail, grâce à des agents d'intelligence artificielle qui capturent avec précision et automatiquement ce qui est important.

Nous avons déjà partagé certaines des fonctions de notre plateforme, mais voici les caractéristiques qui font de Chrono un outil différent de tous ceux que vous avez utilisés.

Allocation de temps par ingénierie inversée sans saisie manuelle

Lorsque les règles de la RS&DE changent en cours de projet ou varient d'une province à l'autre, c'est à vous de revenir en arrière et de reclasser les heures. C'est presque impossible si vous vous fiez à votre mémoire ou à vos registres manuels.

Chrono vous offre une méthode plus intelligente. Notre IA réapplique automatiquement les règles mises à jour aux données antérieures, sans toucher à une seule feuille de temps. Vous ne subirez pas d'enregistrement supplémentaire ni de confusion au niveau des versions. Cependant, vous disposerez d'enregistrements précis, même lorsque les exigences changent.

Vue de l'accumulation continue de la RS&DE

Si vous attendez la fin de l'année pour calculer le montant de vos déductions, vous êtes déjà en retard. La plupart des outils vous laissent dans l'incertitude jusqu'au moment de la déclaration. Chrono ne le fait pas. Notre vue d'accumulation continue de la RS&DE, alimentée par l'intelligence artificielle, indique la quantité de travail déductible que vous produisez (semaine par semaine, projet par projet).

Vous pouvez répondre à la question " Combien de RS&DE demanderons-nous cette année ? " sans faire d'hypothèses farfelues. Et si quelque chose vous semble anormal au milieu du trimestre, vous le détectez rapidement au lieu d'avoir 12 mois d'activités à examiner en une seule fois.

Le suivi continu de Chrono vous donne un avantage proactif. Vous savez où vous en êtes et vous pouvez modifier vos ressources ou vos délais avant que quelque chose ne se produise.

Suivi automatisé du temps grâce à la catégorisation par l'IA

Certains outils se disent automatisés, mais ils attendent toujours de votre équipe qu'elle remplisse les blancs. Ce n'est pas le cas ici. Les agents d'intelligence artificielle de Chrono extraient les données temporelles directement de Jira, des calendriers et d'autres sources, puis les étiquettent automatiquement et correctement. Le travail est associé au bon projet et à la bonne catégorie au fur et à mesure qu'il se produit.

Au moment de l'audit, vous êtes déjà prêt, avec une documentation générée par l'IA et prête pour l'audit, qui maximise votre demande. Vous restez concentré sur la construction, tandis que nous veillons à ce que tout soit aligné en arrière-plan.

Préparation à l'audit de la RS&DE à l'aide de l'IA

Ne perdez plus de jours sur la documentation des crédits d'impôt. L'agent de préparation à l'audit de la RS&DE de Chrono documente automatiquement toutes les activités de R&D admissibles au fur et à mesure que vous travaillez, créant des rapports prêts à l'audit qui permettent d'économiser des semaines d'efforts chaque année. Il en résulte des demandes de RS&DE entièrement conformes sans le fardeau administratif.

Joignez-vous à des ingénieurs avant-gardistes qui ont déjà vu l'impact : jusqu'à 22 % de productivité en plus et jusqu'à 40 % d'amélioration dans les réclamations de RS&DE. Grâce à l'intelligence artificielle de Chrono, votre équipe construit en toute confiance et vos crédits sont maximisés.

Conclusion : Transformer le travail d'ingénierie en une valeur RS&DE maximale

Vous consacrez du temps, du talent et de l'argent à la fabrication de produits de qualité, et vos demandes de RS&DE devraient en être le reflet. Engineering Intelligence vous permet de ne plus vous fier à des notes éparses et à des rapports manuels. Au lieu de cela, vous suivrez les travaux admissibles au fur et à mesure qu'ils se produisent, vous réduirez le stress lié à l'audit et vous récupérerez davantage sans effort supplémentaire.

Chrono vous offre un aperçu en temps réel, un étiquetage alimenté par l'IA et une documentation prête à être vérifiée, et tout cela est conçu pour correspondre à la façon dont votre équipe travaille réellement. Si vous êtes prêt à moderniser votre processus de RS&DE et à cesser de laisser de l'argent derrière vous, nous sommes là pour vous aider.

Réservez une démonstration ou essayez Chrono Platform dès aujourd'hui et voyez ce que votre équipe pourrait débloquer.