Comment la catégorisation du temps aide les responsables de l'ingénierie à suivre la productivité à grande échelle

Votre équipe est en cours d'expédition. Les réunions d'information ont lieu. L'agenda de chacun est plein. Alors pourquoi la livraison semble-t-elle encore imprévisible ?

En réalité, ce ne sont pas les efforts bruts qui posent problème, mais une répartition peu claire du temps. Lorsque vous ne voyez pas comment le temps de votre équipe est réellement dépensé, vous ne pouvez pas planifier, embaucher ou diriger efficacement. 

Cet article explique comment la catégorisation du temps vous donne la clarté dont vous avez besoin pour gérer la productivité à grande échelle, sans microgestion ni surcharge. Vous verrez également comment Chrono Platform aide les équipes modernes à transformer les données temporelles en informations concrètes.

Plongeons dans le vif du sujet.

Le défi de la mesure de la productivité de l'ingénierie à grande échelle

Mesurer la productivité de l'ingénierie à grande échelle semble simple jusqu'à ce que vous essayiez de le faire dans la vraie vie. Ce qui fonctionne pour une petite équipe s'effondre rapidement lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs équipes, des délais et des circuits de livraison.

Voyons cela plus en détail : 

Pourquoi les Story Points et les LOC ne suffisent pas

Les points d'histoire aident les équipes à estimer l'effort et à planifier les sprints. Au sein d'une équipe, ils créent une compréhension commune de la complexité. Mais ils ne sont pas conçus pour des comparaisons entre équipes ou des rapports de haut niveau. Le "3" d'une équipe peut être le "8" d'une autre - et c'est très bien dans le contexte. Le problème se pose lorsque nous essayons de les utiliser comme des données concrètes pour l'ensemble des systèmes.

Il en va de même pour les lignes de code. Il est facile de penser que plus de code signifie plus de progrès, mais cela peut aussi être le signe d'un gonflement, d'une inefficacité ou d'un excès d'ingénierie. Aucune de ces mesures ne permet de savoir si de la valeur a été apportée, si la vitesse est durable ou si des goulets d'étranglement sont en train de se former.

C'est pourquoi le fait de se fier à un seul point de données, qu'il s'agisse de story points ou de LOC, ne permet pas d'avoir une vue d'ensemble. Pour prendre de meilleures décisions, les équipes ont besoin de mesures stratifiées : tendances de livraison, temps de cycle, efficacité des flux, etc.

La solution imparfaite : Le suivi manuel du temps dans les équipes techniques 

Le suivi manuel du temps semble être une solution logique : il suffit que les développeurs enregistrent ce sur quoi ils travaillent. Mais dans la pratique, c'est un véritable gâchis : 

• N'est pas fiable : Lorsque les gens oublient d'enregistrer leurs heures de travail, ils devinent et cela se voit. Les employeurs américains disent qu'ils doivent corriger 80 % des feuilles de temps soumises parce que les employés ne se souviennent pas de leurs heures exactes.
• Il tue le flux de travail : Demander aux développeurs de s'arrêter et d'enregistrer le temps de travail les empêche de se concentrer. Selon une étude publiée dans le Journal of Experimental Psychology, une interruption de 4,4 secondes peut tripler le taux d'erreur.
• La méfiance: Lorsque les ingénieurs ont l'impression d'être surveillés, leur moral en prend un coup. Ils ont l'impression d'être surveillés et non soutenus.

Pire encore, le suivi manuel ne tient pas compte de la manière dont les ingénieurs travaillent réellement. L'architecture des systèmes, le débogage, le mentorat - rien de tout cela n'est pris en compte de manière claire. Ce manque de visibilité s'accumule rapidement. 

En fait, le travail non enregistré est à l'origine de 50 millions d'heures de productivité perdues chaque jour dans l'ensemble de l'économie américaine.

Cela nous amène au point suivant :

Catégorisation du temps : Le moyen idéal de suivre la productivité

La catégorisation du temps consiste à regrouper les activités d'ingénierie dans des catégories significatives : codage, débogage , révision du codeles réunions, la R&D, le travail de soutien, etc. 

Ce n'est pas seulement une question d'optique. La catégorisation du temps aide les équipes :

• Les endroits où les livraisons ralentissent
• Voir combien de temps est perdu pour la coordination par rapport à la création
• Comprendre comment les développeurs seniors soutiennent les autres en coulisses

Suivi du temps et catégorisation du temps

Voici la grande différence :

• Suivi du temps: Vous obtenez le nombre total d'heures. C'est tout.
• Catégorisation du temps: Vous obtenez un contexte. Quels types de travaux ont occupé ces heures, et quel est leur rapport avec la livraison ?

Le suivi traditionnel peut vous indiquer qu'une équipe a travaillé 40 heures. La catégorisation vous indique que 12 de ces heures ont été consacrées à des réunions, 18 à des révisions de code et seulement 10 au travail de développement proprement dit.

Cette visibilité est essentielle, car les grandes entreprises technologiques souhaitent que les développeurs consacrent environ 70 % de leur temps à des tâches en boucle interne telles que le codage et le débogage. Si l'on ne sait pas où va réellement le temps, il est pratiquement impossible de rester aligné sur ces repères.

Comment la catégorisation du temps fonctionne-t-elle dans les équipes d'ingénieurs modernes ?

Avant de pouvoir agir sur les données temporelles, vous devez savoir comment elles sont capturées, triées et transformées en quelque chose d'utile. 

Voici comment les équipes modernes y parviennent, étape par étape : 

1. Sources de données

Soyons honnêtes : aucun développeur n'a envie d'arrêter de coder juste pour enregistrer ce qu'il a fait toutes les heures. Heureusement, ils n'ont pas à le faire. 

La plupart des équipes d'ingénieurs laissent déjà une trace de données utiles à travers les outils qu'ils utilisent tous les jours, y compris Jira, Azure DevOps, Slack, Google Calendar, et plus encore. Chrono s'intègre nativement à tous ces outils pour récupérer les données directement à partir de vos flux de travail, de sorte que votre équipe n'a pas besoin de penser au suivi du temps. 

Vous obtenez ainsi un flux propre d'activités professionnelles à analyser, sans interrompre le travail de mise au point lui-même.

2. Catégories de temps communes 

Une fois que vous avez reçu les données, l'étape suivante consiste à leur donner un sens, et c'est là que la catégorisation temporelle entre en jeu.

Chrono vous aide à diviser votre semaine de travail en catégories qui reflètent réellement la façon dont les ingénieurs passent leur temps. Il s'agit d'étiquettes spécifiques et pratiques qui donnent aux responsables une image claire de ce qui se passe au sein de l'équipe.

Parmi les catégories les plus courantes, on peut citer

• Réunions: Les événements du calendrier tels que "Sales Marketing Sync" ou "Sprint Retro" sont classés dans la catégorie des réunions en fonction des titres et des créneaux horaires.
• Temps de codage: L'activité Git, comme les commits ou les pull requests liés à des tickets actifs, est considérée comme du codage.
• Révisions de code: Lorsqu'un développeur passe du temps à réviser des PR ou à commenter des tickets, il est regroupé ici.
• Assistance et bogues: Les activités liées à des problèmes de bogues ou à des discussions urgentes dans Slack sont automatiquement marquées dans cette catégorie.
• R&D ou planification: Le temps passé en dehors des sprints actifs, comme les revues de conception, la planification de l'architecture ou l'exploration d'outils, est enregistré sous R&D ou planification.

• Travail non planifié: Les fils de discussion Slack contenant des termes tels que "incident" ou des changements de tickets d'urgence en dehors du tableau planifié sont classés en conséquence.

En coulisses, la plupart des systèmes modernes utilisent un mélange de logique basée sur des règles et d'apprentissage automatique pour donner un sens au temps catégorisé. 

3. Mesures essentielles de catégorisation du temps à suivre

Voici quelques-unes des mesures de segmentation temporelle à surveiller : 

• Répartition du temps par type de travail : Combien de temps est consacré au codage, aux réunions, aux révisions, aux bogues ou à l'assistance ? Chrono décompose cela automatiquement, de sorte que vous n'avez pas à deviner pourquoi la production ralentit.
• Ratio travail planifié/travail non planifié : Vous en avez assez d'être constamment en situation d'urgence ? Cet indicateur montre combien de temps la semaine est accaparée par des demandes ou des urgences de dernière minute.
• Temps de révision du code (actif+inactif) : Il ne s'agit pas seulement du temps que quelqu'un passe à réviser le code, mais aussi de la durée pendant laquelle ce PR n'est pas touché. Chrono met en évidence les deux, afin que vous puissiez détecter les retards le plus tôt possible. Soyons réalistes : si personne ne s'occupe de la révision, rien n'est expédié.
• Temps de concentration vs. changement de contexte : les développeurs bénéficient-ils de véritables blocs de temps ininterrompus ou leur journée est-elle hachée par les pings et les réunions ? Ce signal permet d'y voir clair.

• Investissement dans la dette technologique par rapport aux nouvelles fonctionnalités : Sachez combien de temps est consacré au nettoyage par rapport à la construction de l'avenir. La visibilité de Chrono vous aide à trouver un équilibre entre le long terme et le court terme.
• Utilisation des capacités de l'équipe : Chrono révèle également le temps que chaque membre de l'équipe consacre à chaque projet, ce qui vous permet d'avoir une vision réelle des personnes qui sont à bout de souffle, de celles qui ont de la place et de celles dont le travail doit être redistribué.

• Attribution du temps de réponse en cas d'incident : Déterminer le temps consacré aux pannes ou à la reprise après incident, et son incidence sur la réalisation de la feuille de route.
• Des lignes de tendance dans le temps : Grâce au tableau de bord de Chrono, vous pouvez suivre l'évolution des sprints, et pas seulement des instantanés, ce qui vous permet de détecter les problèmes avant qu'ils n'explosent.

4. Comment les équipes utilisent le temps catégorisé dans la pratique

Il ne s'agit pas de faire des rapports pour faire des rapports. 

Lorsque le temps est classé correctement, vous pouvez l'utiliser pour résoudre des problèmes réels, comme par exemple : 

• Diagnostiquer les problèmes de livraison : Vous remarquez des retards ? Les données temporelles peuvent montrer que la moitié du sprint est occupée par des réunions. C'est votre goulot d'étranglement.
• Justifier les changements d'effectifs ou de ressources : Si 30 % de la semaine de l'équipe est consacrée à la correction de bogues ou au travail d'assistance, c'est une preuve irréfutable que vous avez besoin de plus de personnel.
• Affiner la planification du sprint : Vous avez planifié cinq jours de travail de développement ciblé avec la capacité actuelle. Les chiffres montrent que vous n'en avez eu que trois. Vous pouvez désormais planifier en fonction de la réalité et non de l'espoir.
• Suivre l'alignement avec les OKR : Le temps passé est révélateur. Si la majeure partie de ce temps n'est pas consacrée aux priorités de la feuille de route, c'est que quelque chose ne va pas.
• Repérer les signes précurseurs de l'épuisement professionnel : Augmentation du travail non planifié. Le temps de concentration diminue. Les chiffres permettent de détecter les signes avant-coureurs de l'épuisement professionnel.

5. Comment utiliser la catégorisation temporelle sans violer la confiance des développeurs ?

Dès que l'on parle de suivi du temps, la plupart des développeurs pensent qu'il s'agit de microgestion. Et honnêtement ? Ce n'est pas faux. C'est ainsi que beaucoup d'outils ont été utilisés.

Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. 

• Restez au niveau de l'équipe: Ne vous focalisez pas sur les individus. Observez les tendances au sein de l'équipe. Selon Deloitte, les entreprises qui favorisent l'analyse collaborative accélèrent de 60 % la réalisation de leurs projets.
• Soyez clair sur le pourquoi: Expliquez à votre équipe ce qui est suivi et à quoi cela sert. La transparence crée la confiance.
• Réparez les systèmes, pas les personnes: Utilisez les informations pour repérer les flux de travail défectueux ou les problèmes de capacité. Il ne s'agit pas de savoir qui est à la traîne.
• Partagez les avantages: "Nous avons réduit les réunions de 30 % et doublé le rendement du dernier sprint" a un impact différent lorsque l'équipe sait que les données ont contribué à ce résultat.

Principaux avantages de la catégorisation du temps pour les responsables de l'ingénierie

Maintenant que vous savez comment fonctionne la catégorisation du temps, voyons pourquoi elle est importante pour les responsables de l'ingénierie : 

1. Détecter les goulets d'étranglement tels que les réunions excessives ou les retards d'examen

La plupart des problèmes de productivité ne sont pas bruyants. Ils se cachent dans les habitudes quotidiennes. Deux des plus grands coupables ? Les réunions excessives et la lenteur des révisions de code. Vous ressentez le ralentissement, mais en l'absence de données, il est difficile d'en cerner l'impact.

Il s'avère que 44 % des équipes de développement affirment que les retards de révision de code constituent leur principal goulot d'étranglement en matière de livraison, les demandes de téléchargement restant en suspens pendant 4,4 jours en moyenne. Cela représente presque une semaine entière de travail perdue à attendre.

C'est précisément là que la catégorisation du temps change la donne. Chrono suit la durée des tâches à chaque étape, des réunions aux cycles de révision, à travers les équipes et les sprints. Si le temps s'accumule dans des domaines non productifs, vous le verrez clairement, rapidement et sans conjecture.

Déterminez où va réellement votre temps et transformez-le en résultats. En savoir plus sur la façon de l'ingénierie inversée du suivi du temps.

2. Aligner le temps passé sur les objectifs stratégiques de l'entreprise

Votre équipe est occupée, chaque sprint est plein à craquer et tout le monde travaille dur, mais les progrès ne sont toujours pas en phase avec les besoins réels de l'entreprise. 

Cela vous semble familier ? C'est parce que l'activité n'est pas toujours synonyme d'impact.

Une étude réalisée par CoLab a révélé que près de 23 % des heures de travail des ingénieurs sont consacrées à des tâches sans valeur ajoutée, telles que des tâches administratives répétitives, des réunions peu claires ou des tâches qui ne font pas avancer la feuille de route. Il s'agit d'une grande partie du temps que vous pourriez consacrer à la livraison de fonctionnalités ou à l'amélioration des systèmes.

La catégorisation du temps vous donne la visibilité nécessaire pour y remédier. Avec Chrono, vous pouvez visualiser le temps consacré au développement aligné sur la feuille de route par rapport au triage des bogues, à l'assistance ou au roulement interne. 

Si vous consacrez 40 % de votre sprint à des tâches à faible impact, vous pouvez vous en rendre compte et réorienter les efforts d'ingénierie vers ce qui contribue réellement à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

3. Plaider en faveur d'une augmentation des ressources ou d'une amélioration des processus

On ne peut pas réparer ce que l'on ne voit pas. Et pour de nombreux responsables techniques, les plus grandes menaces qui pèsent sur les livraisons ne se trouvent pas dans le carnet de commandes. Elles se trouvent dans le travail invisible qui n'est jamais enregistré.

Selon un rapport 2023 de LinearB, 36 % des équipes de développement déclarent que le travail non planifié est leur principal obstacle, en particulier les corrections urgentes de bogues, les demandes de dernière minute et les escalades de support. Ces tâches s'insinuent discrètement et détournent les ingénieurs de leurs priorités.

Mettons les choses en perspective. Considérons une équipe de 10 ingénieurs, chacun travaillant 40 heures par semaine. Cela représente 400 heures collectivement. Si 22 % de ce temps est consacré à des tâches non planifiées, vous perdez 88 heures par semaine. 

C'est là que Chrono devient inestimable. Il catégorise le temps consacré à diverses activités, ce qui vous permet d'avoir une vision claire de la quantité d'efforts consacrés aux tâches planifiées par rapport aux tâches urgentes. Grâce à ces données, vous pouvez présenter des arguments convaincants en faveur de.. :

• Embaucher du personnel supplémentaire pour gérer les tâches d'assistance et réduire la charge de votre équipe de développement principale(Chrono Talent peut également vous aider dans ce domaine). 
• Mettre en œuvre des améliorations de processus pour atténuer les problèmes récurrents qui conduisent à des demandes de dernière minute. 
• Réaffecter les ressources pour s'assurer que les projets stratégiques reçoivent l'attention qu'ils méritent. (Chrono propose également un tableau de bord d'allocation des ressources qui visualise les heures de travail des équipes en fonction des projets et des trimestres, ce qui permet de repérer facilement les déséquilibres et de procéder à des ajustements précoces). 

4. Catégorisation automatisée du temps et preuves de R&D

Les travaux de R&D sont essentiels, mais leur suivi manuel est fastidieux et il est facile de se tromper. Un ticket mal classé ici, un journal oublié là, et soudain, vous sous-évaluez un travail précieux.

Chrono résout ce problème à la source. Il extrait les données directement des outils que vous utilisez, puis catégorise automatiquement le temps consacré à la R&D sans effort manuel. Il prend également en charge la catégorisation rétroactive, de sorte que si vos définitions de R&D changent, vous pouvez reclasser les travaux passés instantanément. 

Cela signifie que votre équipe continue à travailler, tandis que Chrono établit tranquillement la piste d'audit. Qu'il s'agisse de conformité, de rapports internes ou de déclarations fiscales, vous disposez de preuves précises en matière de R&D lorsque vous en avez besoin.

5. Utilisation dans les évaluations du sprint, les examens trimestriels et la justification de l'embauche

Les rétrospectives de sprints et les revues trimestrielles sont des occasions privilégiées de réfléchir aux performances de l'équipe. Cependant, sans données concrètes, elles peuvent se transformer en opinions subjectives. La catégorisation du temps apporte de la clarté, en montrant exactement où vont les efforts de l'équipe.

Par exemple, une équipe a remarqué que les tâches "On Review" s'accumulaient. Chrono a montré que les revues de code prenaient trois fois plus de temps que prévu. Il a révélé que les réviseurs étaient surchargés et que les directives n'étaient pas claires. L'équipe a corrigé le processus et a gagné des jours sur la durée du cycle.

Ce type d'information facilite également l'embauche. Si 35 % de la semaine est consacrée au travail de soutien, vous ne vous contentez pas de demander plus d'ingénieurs, vous montrez pourquoi ils sont nécessaires.

6. Suivre les tendances dans le temps pour guider les décisions des dirigeants

L'examen d'un sprint permet de savoir ce qui s'est passé. L'examen de six sprints montre pourquoi cela continue à se produire.

Selon un rapport, les équipes visent 20 heures de travail ciblé par semaine, mais n'atteignent que 11,2 heures en moyenne. Cette baisse n'est pas toujours visible sur le moment, mais au fil du temps, elle a un impact sur les résultats et la santé de l'équipe. 

Chrono vous aide à repérer rapidement ces changements, qu'il s'agisse d'une augmentation du temps consacré à l'assistance, de revues de code plus longues ou d'une diminution des heures de concentration. Plutôt que de réagir après coup, vous pouvez utiliser ces tendances pour guider les décisions des dirigeants. 

Exemples concrets de catégorisation du temps en action

Supposons qu'une équipe de plateforme remarque que les objectifs de sprint dérapent, mais que rien d'évident ne ressort des réunions quotidiennes. Le tableau de bord de Chrono montre que 28 % de leur temps le mois dernier a été consacré à des tâches non planifiées, principalement des escalades de bogues provenant d'une autre équipe. Cette constatation conduit à une nouvelle rotation du triage et, en l'espace de deux sprints, la livraison est de nouveau sur la bonne voie.

Ou encore, imaginez une équipe frontale préparant le lancement d'un produit. Chrono révèle que les révisions de code traînent en longueur, 15 % des PR restant inactifs pendant plus de deux jours. L'équipe réaligne la bande passante des réviseurs et la durée du cycle de révision diminue de 40 %.

Contrairement à des outils comme Clockify, qui s'appuient sur un étiquetage manuel, Chrono catégorise automatiquement le temps en fonction des signaux provenant de Jira, des calendriers et de l'activité Git. Ainsi, au lieu de demander aux ingénieurs de suivre leur propre temps, le système raconte l'histoire pour eux avec précision, sans administration supplémentaire.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la catégorisation temporelle à grande échelle

Voir le temps catégorisé fonctionner dans de vraies équipes est une chose. La mettre en œuvre dans sa propre organisation en est une autre.

Voyons les pratiques clés qui permettent à la catégorisation du temps de fonctionner efficacement à grande échelle :

1. Automatiser la collecte des données (pas de feuilles de temps manuelles) 

Les feuilles de temps manuelles peuvent cocher une case, mais elles reflètent rarement la réalité. En fait, 44 % des entreprises sont confrontées à des erreurs de feuilles de temps chaque semaine, ce qui rend difficile la confiance dans les données sur lesquelles vous vous appuyez.

C'est pourquoi la saisie automatisée du temps est la solution la plus intelligente. Au lieu de demander aux ingénieurs de consigner ce qu'ils ont fait à la fin de la journée, Chrono se synchronise directement avec Jira et les calendriers pour saisir l'activité professionnelle au fur et à mesure.

2. Mettre en place d'abord des mesures au niveau de l'équipe (et non une surveillance individuelle)

Si vous souhaitez obtenir l'adhésion des membres de votre équipe, commencez par utiliser des indicateurs qui leur sont utiles, et non des indicateurs qui les isolent. En considérant l'équipe dans son ensemble, vous avez une vision plus claire des points où les processus sont défaillants. Cela permet également d'éviter de créer une culture du blâme. 

Selon le projet Aristote de Google, les employés sont plus performants lorsque la sécurité psychologique est élevée, et cela commence par la certitude que les données ne seront pas utilisées pour pointer du doigt. Chrono facilite cette tâche par défaut, car il fait apparaître les tendances à l'échelle de l'équipe, et non des individus. 

3. Communiquer l'objectif : l'amélioration des processus et non la microgestion

Ne partez pas du principe que votre équipe va tout simplement "comprendre". Si vous mettez en place une catégorisation du temps, expliquez ce à quoi elle sert et ce qu'elle n'est pas.

Précisez clairement de quoi il s'agit :

• Améliorer les processus et non contrôler les personnes
• Une approche axée sur l'équipe et non sur la performance
• Comprendre où va le temps pour éliminer les goulets d'étranglement et planifier plus efficacement

Les données le confirment. 85% des employés déclarent se sentir plus engagés lorsque la communication interne est claire. Donnez le bon ton dès le début et vous gagnerez la confiance. Avec cette confiance, les données deviennent un outil de progrès, et non de refoulement.

Rationaliser le travail avec les meilleures analyses de catégorisation du temps

Où va le temps de votre équipe ?

Réunions ? Examens ? Chasse aux bogues qui ne figuraient même pas sur la feuille de route ?

La catégorisation du temps vous donne une vue d'ensemble : elle est organisée, contextuelle et réellement utile. Ne vous concentrez pas sur le suivi d'un plus grand nombre d'heures. 

C'est là que Chrono Platform intervient. Nous vous aidons à voir les tendances que vous ne pouviez pas voir auparavant, sans aucun effort manuel. Notre tri intelligent et automatique vous montre ce qui mange du temps, ce qui fait bouger l'aiguille et ce qui nécessite votre attention. 

Prêt à voir comment Chrono peut fonctionner pour votre équipe ?

Explorez la plateforme ou contactez-nous directement. Nous vous montrerons comment les leaders de l'ingénierie utilisent Chrono pour améliorer la clarté, l'efficacité et les résultats.

FAQ

Quelle est la meilleure application gratuite de feuille de temps ?

Clockify est une application de feuille de temps gratuite et populaire qui offre un suivi du temps, des rapports et des intégrations avec Trello, Asana et Jira.

Quel est le meilleur outil de suivi du temps pour les employés avec catégorisation des tâches ?

Chrono est idéal pour les équipes qui ont besoin d'une catégorisation automatique des tâches, avec un suivi en temps réel et des informations contextuelles tirées d'outils tels que Jira, les calendriers et Git.

Comment Bill Spend and Expense gère-t-il la catégorisation des dépenses en temps réel ?

Bill utilise l'automatisation et l'IA pour classer les dépenses en temps réel, en étiquetant les transactions par fournisseur, catégorie ou projet sans saisie manuelle.